Las 'checklists': una de las mejores formas de que nada se nos olvide  .

Y os proponemoas una Checklist para construir una estrategia de Comunicación

Breves, precisas, concisas, claras. Una herramienta imprescindible. Os proponemos una sugerida por la Comisión Europea para la Comunicación exitosa de los proyectos de investigación financiados con fondos de Horizonte 2020, perfectamente útil para otro tipo de organizaciones.

A - Aseguremos una buena gestión

1. ¿Han sido asignados los recursos (tiempo y dinero?)
¿Incluye la propuesta de proyecto un paquete de trabajo de comunicación? 
¿Tenemos preparada una estrategia de comunicación y una calendarización (timeline)? 
La parte de comunicación del proyecto, ¿involucra a todos los miembros del consorcio? (incluyendo sus respectivos staffs y investigadores) 
¿hay conciencia de que la comunicación es un proceso continuo, no un esfuerzo puntual al fin del proyecto? 
¿Estamos preparados para afrontar y responder a los imprevistos?
¿Hemos planeado cómo responder de forma efectiva a acciones tales como la publicación en revistas de alto impacto o un repentino nuevo evento relativo a la temática del proyecto?

2. ¿tenemos involucrados a profesionales de la comunicación?
¿Hay recursos destinados a la participación de profesionales con los conocimientos habilidades en la elaboración de notas y dossieres de prensa, diseño gráfico, desarrollo, actualización y mantenimiento del sitio web y otras tareas de comunicación?
¿Se ha considerado la opción de capacitar a los implicados o la inclusión de un experto en comunicación en el equipo?

3. ¿está asegurada la continuidad?
¿Están contemplados los planes para asegurar que la información generada durante el proyecto no se perderá una vez termina el mismo?
¿Incluye el proyecto vías de feedback con la Comisión Europea, que puede ayudar amplificando el mensaje, notificando un evento, por ejemplo, o con la publicación previa de una nota de prensa?

Definamos las metas y objetivos

1 ¿hay metas y objetivos definidos que alcanzar?
¿Han sido especificados los objetivos de comunicación intermedios y finales?, ¿qué impacto se espera?,¿qué reacción es la esperada de la audiencia objetivo?, por ejemplo: Recibiendo feedback o implicando en diálogos. Influenciando las actitudes de los tomadores de decisiones. Facilitando la toma de decisiones o llamadas a la acción al público. Asegurando que los resultados del proyecto serán llevados al entorno productivo.

2. ¿Son las metas y objetivos demasiado, (o demasiado poco) ambiciosos?
¿se ha elaborado una  'Deadline ' (tabla de fechas límite) reflejando las fechas en que las acciones han de ponerse en marcha y las metas han de ser alcanzadas, teniendo en cuenta los diferentes estadios de la investigación y resultados intermedios?
¿Son los objetivos específicos, medibles, en lugar de indefinidos?
¿contempla el proyecto formas de medir sus esfuerzos e impactos en comunicación?,
por ejemplo: evidencias de debates en los medios de comunicación
evidencias de nuevos inversores en el área,
evidencias de transferencia de investigación e innovación al ámbito práctico (patentes, prototipos, licencias),
Número y volumen de nuevos productos, prácticas o procesos desarrollados, basados en los resultados de la investigación.
Número de artículos en la prensa
Cantidad de solicitudes de feedback o de ampliación de información.
Número de referencias en publicaciones científicas
Participación en eventos, seminarios, etc. organizadosen base al proyecto. 
Evaluación de los ponentes en conferencias y simposios.
Encuestas a usuarios finales.
Estadísticas de las visitas al website.

Escogiendo a la audiencia

1. ¿Está tu audiencia bien definida?
¿es cada grupo de audiencia objetiva un grupo homogéneo y bien determinado de gente? (más específico que 'público en general' o 'todos los stakeholders'
¿Pueden las audiencias objetivo ser más concretas?, 

2. ¿Incluye todos los grupos objetivos relevantes?

¿puede tu audiencia ayudar a alcanzar tus objetivos?
¿quién tiene interés en tu investigación o proyecto?
¿quién puede contribuir en tu trabajo?
¿Quién puede estar interesado en aprender sobre los logros y descubrimientos del proyecto?
¿quién puede estar o estará directamente afectado por los resultados de la investigación o del proyecto?
¿quién no está directamente vinculado, pero puede igualmente influir positiva o negativamente?
¿Pretende el proyecto dirigirse a la audiencia directa, y a intermediarios para alcanzar más difusión?
¿se tienen en cuenta las audiencias de ámbito local, regional, nacional y europeo?
¿Es la audiencia externa? (no restringida a los socios del consorcio)

Para cada audiencia debemos trabajar distintas estrategias, usando mensajes focalizados, significados, estilos y lenguajes.

Eligiendo el mensaje

1. ¿es novedoso?

¿Qué necesitamos conocer?, ¿qué cambiará?, ¿qué soluciones estamos ofreciendo?¿hay razones de peso para considerar un lanzamiento urgente del comunicado?, ¿cuáles serán las consecuencias de no actuar? ¿has probado de remover las emociones o la imaginación de tu audiencia? ¿cómo está vinculado tu trabajo con la vida cotidiana? ¿está vinculado a algún problema social más amplio? ¿en lugar de centrarse únicamente en el suministro de información basada en los hechos, está el proyecto de investigación posicionado a través de un contexto socio-económico y pilítico más amplio, de forma que sea más sencillo explicar los resultados y su relevancia a ciudadanos y gobernantes?

2. ¿estás respondiendo a lo que tu audiencia quiere saber y conocer?

¿qué saben ya realmente sobre el tema? ¿qué opinan o piensan sobre el tema? ¿necesitan sólo información, o también persuasión? ¿has testeado suficientemente el mensaje?

3. ¿estás realmente conectando con tu audiencia?

Usemos el medio adecuado

1. ¿llegamos realmente a través de esos medios a tu audiencia?

¿estamos trabajando en el ábito correcto?(local, regional, nacional, transnacional) ¿estamos utilizando socios y multiplicadores en nuestra actividad de diseminación? Los socios de diseminación pueden ayudar a aplificar y multiplicar un mensaje. Más allá de ayudar a construir una audiencia desde cero, el proyecto debe indicar que socios utilizará y cómo.

2. ¿vamos más allá de lo obvio?

Si necesitamos inputs o contribuciones, ¿tenemos los mecanismos a punto para hacer la comunicación eficiente, interactiva y fácil para obtener las respuestas y facilitar la participación? ¿Estamos teneindo en cuenta las diferentes vías para comunicar?

Evaluando: Volvamos a revisar nuestras metas y objetivos.
¿los hemos alcanzado?
¿qué lecciones hemos aprendido sobre lo que ha funcionado y lo que no?
¿hemos compartido ese conocimiento adquirido?

Extracto del documento 'Comunicating EU research and innovation guidance for project participants' (versión 1.0 de 25 de septiembre de 2014, editado por la Comisión Europea. 

Ejemplos de Comunicación Interpersonal, bidireccional	Ejemplos de comunicación unidireccional, mass-media
Audiencia más reducida, menores costes, más esfuerzo pero mayor impacto-efecto Interactivo, mut útil para adquirir nuevos inputs Flexible (fácilmente podemos cambiar el tono, la estrategia, el contenido)	Audiencia potencial enorme Hace uso de la credibilidad que se les supone a los medios de comunicación masivos
Dialogos, conversaciones cara a cara	Periódicos y revistas
Grupos de debate y discusión	Notas de prensa
Conferencias, seminarios, simposios	Boletínes de noticias (newslewtters)
Encuentros empresariales	Manuales - tutoriales
Visitas escolares	Libretos, cuadernos, flyers,
Tours - Visitas guiadas	Cartas postales
Mesas redondas	Radio
Reuniones - encuentros	Televisión
Talleres - workshops	Video on-line
Open days - Jornadas de puertas abiertas	Cartelería
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